Shortage Claims erfolgreich widersprechen - Abliefernachweis nicht ausreichend

1. offizieller Beitrag

    Hallo zusammen,

    in den letzten Wochen häufen sich bei uns die Shortage Claims mit teils extrem großen Beträgen, um die Amazon unsere Rechnungen kürzt, da wir angeblich Ware (Mengen bestimmter Artikel pro PO) nicht ausgeliefert hätten.

    In solchen Fällen, eröffne ich einen Widerspruch und hänge einen Abliefernachweis an, der im Amazon Lager gestempelt und unterschrieben wurde. Leider werden die Widersprüche oft nicht genehmigt, oder nur zu einem kleinen Teil stattgegeben.

    Nachdem ich mit unserem AVS dazu gesprochen habe, wurde mir gesagt, dass der Abliefernachweis meist nicht ausreichend für Amazon sei, da darauf nur Informationen auf Paletten-Ebene (und nicht auf Artikel-Ebene) gegeben werden. Durch die angegebenen Paletten auf dem ALN ist eigentlich klar, dass die Artikel korrekt verschickt und auf Seiten AMZ angenommen wurden.

    Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht? Und wie geht ihr mit diesem Problem um? Habt ihr Tipps, wie man Shortage Claims erfolgreich widersprechen kann?

    Danke euch und viele Grüße

    Sabrina

    • Offizieller Beitrag

    Hallo Sabrina,

    ich beschäftige mich mit dem Thema seit nun fast 8 Jahren intensiv und habe den ein oder anderen Weg gefunden, welcher zumindest Teilerfolge bringt.

    Den anderen Teil des Erfolges kann man sich über einen anderen Weg holen, den gerne mal auf der Tonspur ;)

    Aber nun zu deiner Herausforderung, welche tatsächlich alle exakt in dieser Form haben:

    Wichtig ist, das erledigt ihr ja schon mal, zu jedem Shortage Claim einen Widerspruch inkl. Abliefernachweis zu erstellen. Der Nachweis sollte dabei optimaler weise aus der Rechnung inkl. Angabe der Tracking oder Sendungsnummer (auf der Rechnung) sowie dem Abliefernachweis inkl. Unterschrift/Stempel sein.

    Bei uns werden alle Disputes automatisch abgelehnt und nichts genehmigt, daher hilft dann Schritt zwei: Erstellung eines Falles mit einem bestimmten Text inkl. Abliefernachweis. (Stelle ich gerne zur Verfügung)

    Sofern ihr einen AVS Mailbox habt, so scheut euch nicht, für jede offene Rechnung täglich einen neuen Fall zu eröffnen(Falls ihr keine AVS Mailboxt habt, dann beantragen). Das dürfen auch gerne mal hunderte am Tag sein. Unsere Erfahrung ist, dass hier eine recht gute Quote zu erzielen ist.

    Beantwortete Fälle einfach völlig ignorieren, direkt immer wieder neue öffnen, das lässt sich, sofern ihr eine AVS Mailbox habt, auch durch ein kleines Skript völlig automatisch ausführen.

    Alles, was dann noch übrig bleibt, sendest du an euren VM/AVS mit einer Frist zur Begleichung oder Minimum zur PQV Analyse. Auch die Analyse sollte mit einer Frist versehen sein.

    Sollte die Frist verstreichen, teilst du ihm/ihr mit, dass die Rechnungen anschließend an euren Inkassopartner gehen. (Schaff dir vorher die Möglichkeit, dies auch wirklich zu tun)

    Lasst euch nicht mit 50% oder sowas abspeisen, da lassen sich über den "kleinen Rechtsweg" bessere Quoten erzielen.

    Wir haben bis dato über diesen Weg sehr erfolgreiche Lösungen finden können, wenngleich wir auch den letzten Weg durchführen, wenn es sein muss.

    Melde dich gerne via PN/LinkedIn o.ä.

    Viele Grüße

    Michel

    Hallo Michel,

    lieben Dank für dein ausführliches Feedback.

    Wir nutzen tatsächlich das Baros Tool, das automatisch gegen alle Shortage Claims widerspricht. Das Problem ist, dass selbst mit dem Hochladen eines Abliefernachweises, Amazon den Widersprüchen teilweise nicht zustimmt. Die letzte Info, die ich dazu von unserem AVS bekommen habe (über den ich versucht habe, solche Fälle zu eskalieren) war, dass dem AMZ Finance Team der einfache Abliefernachweis oft nicht ausreicht, da dort nur Informationen zu den Paletten gegeben werden und nicht zu den einzelnen Artikelpositionen. Es gibt zwar ein Packschema zu den Paletten aus unserem Lager, das ist aber nichts Offizielles.

    Ich stehe tatsächlich bei dem Thema "AVS Mailbox" etwas auf dem Schlauch. Ich schätze, dass du damit nicht einfach den AVS-Kontakt meinst?! Würde mich freuen, dazu nochmal etwas von dir zu hören.

    PQV Analyse ist eine super Idee, danke dafür. Inkasso klingt natürlich erstmal sehr drastisch, aber gut zu wissen, dass andere Vendoren zu solchen Maßnahmen greifen. Halte ich mir in der Hinterhand.

    Viele Grüße

    Sabrina

    Hallo Sabrina,

    wir haben uns zum Thema Shortage Claimes damals externe Unterstützung gesucht.

    Dort wurden uns einige Punkte mit an die Hand gegeben, die Michel auch teilweise schon erwähnt hat:

    - Rechnung muss einen Bezug auf Lieferschein haben

    - Lieferschein muss die Sendungsnummer enthalten

    - beide Dokumente müssen die Amazon PO und im Idealfall die ASN enthalten

    - das Ablieferdokument muss mindestens einen Bezug auf den Lieferschein sowie PO haben

    Wir reichen Standardmäßig immer Ablieferbeleg, Rechnung und Lieferschein beim Widerspruch ein. Auf allen Dokumenten markieren wir farblich die oben genannten Punkte. Seitdem haben wir eine Erfolgsquote von ca. 75%. Wenn dann doch etwas abgelehnt wird, wird ein weiterer Widerspruch mit gleichen Dokumenten gemacht. Der letzte Fall das dem Widerspruch nicht stattgegeben wurde ist schon Ewigkeiten her. Vielleicht haben wir Glück, vielleicht ist unsere Vorgehensweise inzwischen aber auch einfach etwas ausgereifter.

    Ansonsten: https://pawlowski.solutions/

    Preislich absolut in Ordnung und sehr sehr hilfreich.

    Liebe Grüße
    Jenny

    • Offizieller Beitrag

    Hi Sabrina,

    ihr scheint ja einen AVS zu haben, dann könnt ihr bei diesem eine s.g. AVS Mailbox beantragen. Diese ist dafür vorgesehen, dass wir via Mail Fälle erstellen könnt und euch nicht durch diesen Hilfe-Baum klicken müsst.

    Die Mail erstellt dann automatisch einen Fall bei Amazon, und wird auch von den gleichen Mitarbeitern bearbeitet. In dem Fall hat die AVS Mailbox wenig mit dem AVS zu tun, ist jedoch Umfang des Services.

    Neulich habe ich noch von einem Amazon Mitarbeiter erfahren, dass man Fälle automatisch eskalieren kann, indem man in einem neuen Fall, die alte, ungelöste Fallnummer etabliert.

    Ich habe die Erfahrung gemacht, dass man nur an den richtigen Mitarbeiter gelangen muss, dann wird das ein oder andere genehmigt, daher Masse statt Klasse. Wir erstellen in Spitzen mehrere hundert Fälle am Tag, nur zu offenen Rechnungen.

    @Jenny: Interessant über wen ihr das löst, schaue ich mir auf jeden Fall mal an.

    SaBrina: PS: Solltet ihr Rückgaben von Amazon bekommt, dann widerspreche denen doch mal mit dem gleichen Wortlaut wie Sie eure Abliefernachweise nicht akzeptieren. Auch ihr habt ja sicherlich Schwierigkeiten, mit einem normalen Abliefernachweis die Retouren zuzuordnen oder (hoffe, du verstehst den O-Ton) :)

    Hi Michel,

    danke dir. Höre tatsächlich zum ersten Mal von der AVS Mailbox, werde ich direkt beantragen!

    Ich verstehe den O-Ton sehr gut, Retouren sind ein tolles Thema zur Bearbeitung ^^

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